在庫引当でミスを失くすためには?解決策を徹底解明!

Last Updated on 2021年8月27日 by art-mylogi

多品種少量生産が中心になってきている近代において在庫引当という言葉をも耳にする方も少なくないのではないでしょうか。
今回はそんな在庫引当についてお話しします。

在庫管理の目的とは

在庫管理をする上で目的とする事は『在庫の状況』と『販売状況』を鑑みながら、
随時適切なタイミングで商品の仕入れを行うためという事です。
欠品を始めとする在庫に関したリスクを削減するために在庫数だけを見るのではなく、在庫の流れを確認及び把握する必要があります。まずは在庫管理を怠った場合に起きるリスクをまとめてみましょう。

コスト削減

商品を必要以上に仕入れてしまうと、保管・管理コストがかかってしまいます。

余剰在庫、滞留在庫の発生

在庫の流れを把握していないと在庫回転率が下がり、長期間保存せざるを得ない在庫が発生してしまいます。余剰在庫、滞留在庫の発生によって生まれるデメリットは様々です。

欠品のリスク

販売機会の損失はEC事業者にとって最も避けたいリスクの一つと考えられます。
適切なタイミングでの仕入れが行われていないと、商品が欠品してしまい、販売機会を逃してしまいます。

以上のようなリスクを避けるために、目的を明確にした上で在庫管理をしていく必要があります。

在庫引当(Inventory Reservation)とは

在庫引当とは受注があってからすぐに短期間で商品を取り置きする事を指します。
例えば、元々10個在庫があった商品に2個の受注があった場合、その受注分の商品は出荷まで取り置きしておくという扱いになります。この受注2個分を引当在庫数と呼び、元々あった実在庫数から引当在庫数を引いた残りの8個が有効在庫数または引当可能在庫数と言われます。
このような有効在庫数または引当可能在庫数を知る事で次の受注に対する準備ができ、在庫管理に役立たせる事ができます。

小売店オーナーが知っておくべき在庫引当

もし所有している小売店の売り上げが延びてきた事により、規模が大きくなってきたら確実に在庫引当を算出する必要があります。
いつどこに何の在庫があって、その在庫は受注を既にされているものなのかなど所有している在庫に関する細分化した情報を把握する必要があります。

在庫引当とピッキング作業

在庫引当をしっかり行っていれば、ピッキング作業の効率化も実現できます。
在庫引当によって算出した表も確認すれば、ピッキング作業前に欠品の確認ができるので、
ピッキング作業者は明確の指示の下複雑な事を考えずにスムーズな作業ができます。
また、先入先出の徹底も可能となるのでより幅広いメリットを感じる事ができます。

引当が解除された場合

引当が解除されるとその在庫は実在庫数に戻されます。
これは以下のような状況で起こり得ます。
・お客様が配送予定だった商品を購入キャンセルした
・仕入れ先への返品申請を取り下げた

在庫引当の考え方やタイミング

在庫引当の考え方をイメージ表を使って見つけていきましょう。

20個の受注があった7月2日の列を見ると、有効在庫数は80個になっています。
実際に手元にある在庫数は受注のない7月1日と変わりませんが、有効在庫数は注文があった時点で注文を受けた商品の数を引いた個数を表示していきます。
また、7月15日のように受注と出荷が同時に行われるようなタイミングに実在庫数と有効在庫数bはどちらも変動しています。

このように有効在庫数がしっかりと把握していれば、欠品を避けるために7月15日時点で発注をする必要がある事がわかります。また、7月20時点で『在庫無し』とECに表示する事もできます。
よっていつでも受注できる状態や欠品による販売機会損失を防ぐ事ができます。

在庫管理システムを利用して在庫引当を管理する

在庫管理システムを利用して在庫引当を算出すると、
上記にあるような表全体を一括管理する事ができます。受注や予約があった時にシステムに数を入力するだけで、実在庫数と有効在庫数を別々に計算してくれます。
また発注管理との連携を行う事でより正確に物理的に手元にある在庫数と、受注可能な在庫数を簡単に一元管理する事ができます。効率的に管理したい場合は在庫管理システムを利用するのもおすすめです。

エクセルを使用して在庫引当を管理するメリット・デメリット

エクセルを始めとする無料で扱える表作成ソフトによる管理方法について、メリット・デメリットをまとめてみましょう。

メリット

コストがかからない
・カスタマイズ制が高い
・複数人管理での共同編集が簡単に可能

デメリット

・入力ミスが起きやすい
・複数人管理によってどのファイルが最新データなのかわからなくなってしまう

メリットとしてはわざわざ高価なシステムを導入しなくとも、ある程度の数字管理ができるので、
コスト削減に関するメリットは大きく存在しています。
また、デメリットとしては、関数入力に関する教育または学習が必要という点と、
手入力というヒューマンエラーが起きやすい点が考えられます。

ミスを回避するために

以上を踏まえて、在庫引当を正確な者にするために、このような対策を取る事をおすすめします。
起こり得る事例とともに対策をまとめてみました。

適正在庫の確保


適切な在庫量を常に保管しておく事で、欠品によるリスクを削減できます。
そのために在庫引当によって算出した有効在庫数を実在庫数としっかり区別した上で随時把握しましょう。

システムの導入


在庫数を可視化する事で大幅にミスを削減できます。
そのためにエクセルやスプレットシートでの簡易的な管理方法もありますが、規模が大きい場合は特に限定的な商品のみ管理した方が効果的です。商品種類が多い場合は管理システムを導入した方が適切なコントロールができます。

在庫ロスの削減

商品に賞味期限などがある『食品』『医薬品』の分野では在庫ロスは起こりやすいです。
不良在庫や廃棄在庫を増やさないためにも商品の期限も一括管理できる管理方法やシステムを導入する事をおすすめします。

在庫管理ルールを明確に

エクセルなどの複数人管理を行う場合はデータ記入ルールをしっかり共有しておきましょう。
いつでも誰でもエクセルへの記入やデータのコピーができてしまうので、二重入力のリスクや最新データ情報を見失う確率が高いです。データを記入する人は限定したり、記入の際は通知を怠らないようにしましょう。

仕掛り在庫の管理

製造業などの場合は、生産途中の仕掛り在庫が発生します。
原材料を仕入れて加工した状態を指し、販売できる状態になるまで半製品と呼ばれる事もあります。
このような商品もまた別途個数管理をする必要があります。

過不足の把握

販売機会損失を防ぐためにも、過不足の把握は社内の物流担当者全員ができるようにしておきましょう。

まとめ

在庫状況を管理者のみで随時把握・管理する事は手間であり、よりヒューマンエラー を起こしやす句なってしまいます。
在庫引当には受注や発注状況も影響するので、より高度な管理能力が求められてしまうため、システムにより一元管理がおすすめです。
顧客満足度、顧客信頼度獲得の近道にもなるので、正確な在庫管理で柔軟性の高いサービスを目指していきましょう。

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